Sistem Informasi E-Filing Dokumen Bea Cukai Berbasis Web Pada Departemen Exim PT Rubber Pan Java

Abstract

PT Rubber Pan Java merupakan perusahaan bidang manufacturing sebagai produsen outsole brand Adidas. PT RPJ memiliki legalitas lengkap dan terdaftar sebagai Kawasan Berikat, yang segala aktifitas perusahaannya, diawasi oleh Kantor Pengawasan dan Penyelenggaraan Bea dan Cukai (KPPBC). Salah satu kewajiban kawasan berikat yaitu menyimpan dan memelihara dengan baik pada tempat usahanya buku, catatan serta dokumen yang berkaitan dengan kegiatan usahanya selama sepuluh tahun dalam bentuk dokumen cetak maupun elektronik. Dalam proses pengarsipan, masih dilakukan sederhana yaitu dokumen fisik disimpan didalam media penyimpan seperti binder file dan box. Sedangkan softfile hanya disimpan dalam folder pusat penyimpanan data perusahaan dan aplikasi website bea cukai. Beberapa masalah seperti lamanya dalam proses pencarian dokumen, dokumen hilang, dokumen rusak, tidak adanya backup khusus, serta kebutuhan ruang penyimpanan yang semakin besar. Dengan adanya aplikasi e-filing berbasis web diharapkan proses pengarsipan akan berjalan dengan baik, efisien dan dapat menjalankan kewajiban sebagai kawasan berikat dengan baik dalam hal pengarsipan. Dalam perancangan aplikasi e-filing menggunakan bahasa pemrograman HTML, PHP, CSS, JavaScript. Dengan metode pengembangan perangkat lunak Waterfall dalam merancang sistem. Riset dan wawancara sebagai teknik pengumpulan data. Dengan dibangunnya Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen secara terkomputerisasi (E-Filing) dapat membantu Departemen Exim di PT RPJ dalam penanganan arsip dokumen bea cukai.

PT Rubber Pan Java is a manufacturing company producing the outsole brand Adidas. PT RPJ has complete legality and is registered as a Bonded Zone, where all of its company activities are supervised by the Customs and Excise Supervision and Implementation Office (KPPBC). One of the obligations of the bonded zone is to properly store and maintain books, records, and documents related to its business activities for ten years in the form of printed or electronic documents. In the filing process, it is still simple, that is, physical documents are stored in storage media such as binder files and boxes. Meanwhile, soft files are only stored in the company data storage center folder and the customs website application. Several problems such as the length of time in the process of searching for documents, lost documents, damaged documents, the absence of special backups, and the need for increasingly large storage space. With the existence of a web-based e-filing application, it is hoped that the filing process will run well, efficiently and be able to carry out obligations as a bonded area properly in terms of filing. In designing e-filing applications using HTML, PHP, CSS, and JavaScript programming languages. With the Waterfall software development method in designing the system. Research and interviews as data collection techniques. With the development of a computerized Document Archiving Information System (E-Filing), can assist the Exim Department at PT RPJ in handling customs document archives.