Sistem Informasi Pengajuan Surat Administrasi Akademik Pada Perguruan Tinggi XYZ Berbasis Web

Abstract

Selama masa pandemi banyak bidang yang mengalami dampak perubahan yang signifikan dari kebiasaan pelayanan yang dilakukan dengan bertatap muka langsung untuk mengurus administrasi namun sekarang sudah terdigitalisasi melalui website dan sebagainya. Tidak hanya pelayanan masyarakat umum yang mengalami perubahan, namun pelayanan dalam bidang pendidikan juga dituntut oleh pemerintah untuk dilayani secara online. Perguruan Tinggi XYZ selama pandemi masih melakukan pelayanan administrasi secara offline dengan menerapkan protokol kesehatan, namun kurang efektif karena mahasiswa masih berkerumun ketika mengisi formulir pengajuan surat-surat dan terkendala dengan petugas administrasi yang tidak bisa melayani mahasiswa diluar jam kantor. Kebijakan dari pemerintah yang berubah-ubah dan adanya pergolakan ekonomi bangsa turut menggeser pola pikir dan kebiasaan yang ada di masyarakat. Hal ini pun membuat perguruan tinggi harus ikut berinovasi demi kelancaran proses administrasi yang ada. Dimana akibat kondisi sekarang ini, banyak mahasiswa perantauan merasa keberatan untuk hadir ke kampus hanya untuk mengurus hal-hal administrasi, Bahkan kondisi ini secara tidak langsung menurunkan minat para calon mahasiswa untuk mendaftar ke universitas yang letaknya jauh dari tempat tinggal mereka. Oleh karena itu, diperlukan terobosan yang dapat membuat proses administrasi dapat dilakukan dari tempat dan waktu yang tidak terbatas. Metode penelitian yang digunakan adalah metode waterfall dimulai analisa, desain, pengkodean, pengujian dan implementasi. Sistem Informasi Pengajuan Surat Administrasi Akademik dibangun menggunakan Bahasa pemrograman PHP. Hasil penelitian adalah dengan adanya sistem ini diharapkan mahasiswa bisa mengakses dimanapun dan kapanpun serta bisa melakukan monitoring terhadap perkembangan pengajuan suratnya, selain itu diharapkan dapat membantu pegawai Perguruan Tinggi jika diharuskan untuk WFH (Work From Home).

Kata Kunci : Masa Pandemi, Pelayanan Administrasi Akademik, Metode Waterfall.

During the pandemic, many fields experienced significant changes from service habits that were carried out face-to-face to take care of administration, but now they have been digitized through websites and so on. Not only public services have changed, but services in the field of education are also demanded by the government to be served online. XYZ College during the pandemic still carried out administrative services offline by implementing health protocols, but it was less effective because students were still crowding when filling out forms for filing letters and were constrained by administrative officers who could not serve students outside office hours. The changing policies of the government and the upheaval of the nation's economy have also shifted the mindset and habits that exist in society. This also makes universities have to participate in innovation for the smooth running of the existing administrative process. Where due to current conditions, many overseas students object to attending campus just to take care of administrative matters. In fact, this condition indirectly reduces the interest of prospective students to apply to universities that are far from where they live. Therefore, a breakthrough is needed that can make the administrative process can be carried out from an unlimited place and time. The research method used is the waterfall method, starting with analysis, design, coding, testing and implementation. The Academic Administration Letter Submission Information System was built using the PHP programming language. The results of the study are that with this system, students are expected to be able to access anywhere and anytime and be able to monitor the progress of their letter submissions, besides that it is hoped that they can help university employees if they are required to work from home.

Keywords: Pandemic Period, Academic Administration Services, Waterfall Method.