Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Berbasis Web Dengan Metode Prototype

Abstract

Lembaga atau Instansi Pemerintah harus mengelola arsip dengan baik. Arsip merupakan bukti transaksi antar pihak yang harus di dokumentasikan dengan rapi, cepat dan mudah di cari pada saat di butuhkan. Sistem pengelolaan arsip kebanyakan masih manual, kebanyakan masih berupa hardcopy atau lembaran kertas. Arsip harus di jaga agar tetap utuh, tahan lama, tidak rusak sampai batas waktu yang ditentukan sebelum di hancurkan. Penyimpanan arsip butuh almari/rak penyimpanan, ruang yang bersih dan luas, tidak lembab, di jaga keamanan dari api/ air atau pencurian. Kehilangan atau kerusakan arsip akan berdampak pada operasional apalagi jika arsip yang penting dan rahasia. Studi kasus pengelolaan arsip di Dinas Kehutanan Jawa Timur ini mengusulkan perancangan sistem pengelolaan arsip berbasi web dengan menggunakan metode prototype. Pengumpulan data dilakukan dengan observasi di lokasi penelitian, wawancara dengan pihak terkait dan melakukan studi pustaka yang berkaitan dengan pengelolaan arsip. Tujuan perancangan sistem membantu Instansi atau Lembaga agar bisa meningkatkan pengelolaan arsip menjadi lebih baik, lebih efektif dan efisien, lebih aman, penyediaan back up data sehingga bisa menunjang operasional atau pelayanan Instansi atau Pelayanan tersebut lebih baik lagi.

Kata kunci: arsip, perancangan sistem, prototype